إن الطريقة الأكثر ملائمة للتواصل مع الأشخاص هي إرسال الرسائل من خلال الرسائل النصية أو البريد الالكتروني, و من هنا تنبع أهمية اللغة الانجليزية في التواصل الإداري مع مؤسسات أجنبية أو هيئات أو حتى أفراد.
وفيمايلي بعض أنواع المراسلات المستخدمة في الأعمال والتي تسمى بالمراسلات الإدارية, فدعونا نتعرف عليها:
فافترض أنك حصلت على مشروع يتضمن عدة أشخاص من دول مختلفة ناطقة باللغة الانجليزية ,
فحين تقرر البحث عن موضوع ما معهم فيخطر ببالك عدة أسئلة.
كيف ستتصل بهم؟ هل من الممكن دائما مقابلتهم؟ هل من الممكن دائما التحدث معهم؟
بالتأكيد ستشكل كتابة رسائل بريد إلكتروني مهمة صعبة لديك ان لم تكن تتقن اللغة الانجليزية و مهتماً بالكلمات التي يمكنك كتابتها في هكذا مناسبات .
المراسلات الإدارية الانجليزية
مثلما نعبر عن وجهات نظرنا وآرائنا وأفكارنا وفكرتنا من خلال الكتابة. يشعر رواد الأعمال أيضاً بالحاجة إلى التعبير عن أنفسهم. فليس من الممكن دائمًا بالنسبة لهم أن يتذكروا كل التفاصيل في العمل.
فهم يستخدمون أبسط طريقة للتعبير عن المراسلات المكتوبة و حفظها ضمن بريدهم الالكتروني كوثيقة عمل لهم .
معنى المراسلات الإدارية الانجليزية
إن أي اتصال في شكل خطاب هو المراسلات, ويعبر أي شخص مرتبط بعمل ما عن نفسه من خلال المراسلات الإدارية, فيكتب و يتلقى الرسائل, فرجل الأعمال يكتب ويتلقى الرسائل في حياته اليومية كخطاب إلى مورد، وخطابات شكوى، وخطاب استفسار، وخطابات طلب وظيفة.
أهمية المراسلات الإدارية الانجليزية
المراسلات الإدارية لها عدد من الأهمية, وأهم ما يميزه سهولة الوصول والتواصل مع الأطراف المختلفة, كما أنه ليس من الممكن دائمًا مقابلة الأشخاص وجهًا لوجه.
تساعد المراسلات الإدارية على تحقيق بعض الأهداف التنظيمية, كما ويمكن للمرء أن يحقق الأهداف من خلالها
الحفاظ على علاقة سليمة
ليس من الممكن دائمًا لأي شركة أو مؤسسة الوصول إلى أي شخص على وجه الخصوص, وهنا ستكون المراسلات الإدارية بمثابة إنقاذ لأي عمل تجاري.
يساعد في الحفاظ على العلاقات المناسبة بين الطرفين وتعزز الأعمال, كما أنها تساعد في الاتصال الداخلي, وتجعل التواصل داخل المنظمة أكثر وضوحًا ودقة.
بمثابة دليل
يعتبر أي شكل مكتوب من أشكال الاتصال بمثابة دليل, فتساعد المراسلات الإدارية الشخص في العمل على الاحتفاظ بسجل لجميع الحقائق, وستكون هذه السجلات المكتوبة بمثابة دليل.
-
خلق والحفاظ على حسن النية
تساعد المراسلات الإدارية على خلق والحفاظ على حسن النية بين الأعمال التجارية والعميل. كما تساعد في أي خطاب للاستعلام أو الشكوى أو الاقتراح لتحقيق النمو والحفاظ على حسن النية.
-
غير مكلفة ومريحة
فهي شكل رخيص ومريح من الاتصالات التجارية.
-
الاتصالات الرسمية
الاتصالات التجارية بمثابة اتصال رسمي بين شخصين, فقد يكون البائع والمشتري, كما يمكن أن يكون بين الموظف وصاحب العمل, و من هنا تنبع ضرورة استخدام اللغة الانجليزية الرسمية والمنطقية.
-
تساعد في توسيع الأعمال التجارية
تساعد المراسلات الإدارية الشركة على تحقيق الهدف المحدد, كما تضمن توسيع الأعمال التجارية, مع عدم إهدار الوقت والاستخدام المناسب للقوى العاملة والموارد .
أنواع المراسلات الإدارية:
-
المراسلات الداخلية الانجليزية
وهي المراسلات بين الأفراد أو الإدارات أو الفروع من نفس المنظمة, و هنا تستخدم اللغة الإنجليزية بشكل ودي نوعاً ما و بشكل أقل رسمية.
-
المراسلات الخارجية الانجليزية
وهي المراسلات بين شخصين ليسوا من نفس المنظمة, أي مراسلات خارج المنظمة هي مراسلات خارجية.
يندرج العملاء والموردون والبنوك والمؤسسات التعليمية والإدارات الحكومية تحت هذه الفئة ,
و هنا تغلب اللغة الرسمية الإنجليزية في الخطاب و تختتم الرسالة بكل الاحترام و التقدير.
-
المراسلات الروتينية الانجليزية
وهي المراسلات التي يتم إجراؤها للاستفسارات والأوامر والردود وإقرارات الاستلام والدعوة ورسائل المواعيد هي مراسلات روتينية,
وتلتزم لغة انجليزية تقليدية و معتمدة من قبل المؤسسة.
-
مراسلات المبيعات بالانجليزية
وهي المراسلات المتعلقة بالبيع وتقارير المبيعات والفاتورة وتأكيد الطلبات.
اقرأ أيضا:
أهمية اللغة الانجليزية في حياتنا
التحضير لمقابلة شركة الطيران
